REGISTRO CIVIL

 

 

I.  Concepto

 

El Registro del Estado Civil o como se le denomina comúnmente, el Registro Civil es una institución pública responsable de la captura, depuración, documentación, archivo, custodia, corrección, actualización y certificación de los actos y hechos vitales y sus características. Su labor está vinculada a la persona y la familia, proporcionando una versión oficial y permanente sobre nacimientos, matrimonios, defunciones, emancipaciones, filiaciones, legitimaciones, reconocimientos, adopciones y toda otra figura que cada legislación nacional haya aprobado.

 

El registro civil constituye la prueba de los hechos inscriptos, es público para quienes tengan interés en conocer sus asientos o registros y la publicidad se realiza por manifestación y examen de sus archivos con las autorizaciones pertinentes, según las leyes de cada país, o por certificaciones dadas por sus funcionarios que son documentos públicos.

 

El registro civil sirve a intereses generales y particulares.

 

II. Historia

 

Si bien en la antigüedad existieron registros, el moderno registro civil tiene como antecedente inmediato los registros parroquiales sobre bautismos, matrimonios y defunciones.

 

En América Latina, la mayoría de los registros civiles iniciaron sus actividades entre 1870 y 1920, a consecuencia de la aprobación de leyes por parte de los gobiernos. De esta forma, estos asumían la responsabilidad del registro, archivo, custodia y expedición de documentación y en muchos países, la tarea de celebrar matrimonios. El Estado se hizo responsable jurídicamente de dar fe sobre aspectos referentes a la persona y su familia.

 

Esta nueva función del Estado no significó quitar o suprimir los registros parroquiales. En ciertos países, la legislación aprobó que la celebración del matrimonio por parte de las iglesias, no podía llevarse a cabo sin la celebración previa del matrimonio civil.

 

La sociedad de fin de siglo XIX tenía características muy distintas a las actuales. La cantidad de población era mucho menor, un alto porcentaje vivía en el medio rural, con poca movilidad geográfica (nacía, vivía, contraía matrimonio y moría en el mismo lugar). Muchos habitantes provenían del exterior, con predominio de países europeos. La salud pública no estaba extendida, había pocos centros asistenciales e instalados en las capitales o ciudades más importantes y en consecuencia un alto porcentaje de los nacimientos y las defunciones se producían en los domicilios. La mortalidad infantil era muy alta. Los medios de comunicación no estaban desarrollados y el traslado, por ausencia de buenos caminos transitables en todo tiempo y medios de transporte adecuados y rápidos, no era fácil. Las relaciones de vecindad y la poca población posibilitaban un buen acercamiento entre sus habitantes y no se planteaban necesidades de identificación personal ni tampoco el ejercicio de la democracia requería una participación muy activa, no existiendo la participación femenina y el voto secreto para la organización de elecciones.

 

La organización administrativa era muy diferente y el uso de tecnologías era inexistente, todo se reducía a la escritura manual por lo cual la mayoría de las instituciones funcionaron sobre la base de dos libros iguales para cada acto y hecho vital.

 

Hoy día, la sociedad de América Latina es completamente diferente, se observa una gran movilidad, dentro y fuera de las fronteras de los países, se recurre a una red hospitalaria establecida por los sistemas de salud, los índices de mortalidad son menores y la población se ha concentrado, en alto porcentaje, en ciudades (urbana) y los sistemas de comunicación e información propician la movilidad geográfica.

 

No obstante ello, existen, en casi todos los países, regiones rurales cuyas características se han mantenido sin muchas diferencias a las existentes a fines del siglo XIX, esto es, en los años que el registro civil inició sus actividades, creando serias dificultades para el funcionamiento e integración institucional. En esas zonas, pese a los avances tecnológicos, el registro civil no tiene otra alternativa que recurrir a los procedimientos que utilizaba cuando comenzó a funcionar.

 

III.    Funciones

 

La función jurídica es la que originó su creación, pero la evolución de la sociedad y las necesidades de planificación en los temas económicos y sociales de los países motivó, entre 1920 y 1940, la incorporación de una segunda función, la estadística.

 

Las estadísticas sobre nacimientos le permiten a los gobiernos contar con información para los programas de salud, educación, vivienda, entre otros, y las informaciones sobre las defunciones les permiten conocer las causas de muerte y mejorar los programas de atención de la salud.

 

Cada vez más se observa que el registro civil tiene una función social, en la medida que propicia la formación jurídica de la familia, la protección de la infancia y todos los derechos inherentes a la persona tales como seguridad social, participación electoral, derechos humanos.

 

Las Convenciones aprobadas por los Estados, tanto en el ámbito mundial como americano, garantizan esos derechos. Los derechos al nombre, nacionalidad y pertenencia a una familia están consagrados en la Convención de los Derechos del Niño, adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de 1989.

 

IV. El registro civil y los derechos

 

El derecho de registrar un nacimiento es la prueba del acaecimiento del hecho y si bien la información contenida puede variar según los países, es básico que un acta de nacimiento incluya: fecha, lugar, sexo, nombre y apellido del nacido y de sus padres y el nombre y apellido del registrador actuante. Con ello se prueba edad, nacionalidad y pertenencia a una familia.

 

Cada legislación nacional establece las obligaciones, deberes y derechos de los habitantes y el registro civil es un medio documental de prueba. Por ejemplo, quien no alcanza la mayoría de edad (18 años, en muchos países) no puede salir del país sin un “permiso de menor” y tampoco puede participar en las elecciones nacionales de acuerdo a las leyes vigentes.

 

Al registrar una defunción, el acta de defunción genera el derecho a heredar, cobrar seguros y beneficios de la seguridad social, recibir sepultura, acreditar viudez al cónyuge sobreviviente y el derecho a un nuevo matrimonio. Si el sistema electoral recibe información sobre la defunción, la institución responsable de las elecciones puede actualizar sus registros y evitar una posible sustitución de personas en el acto eleccionario, a la vez que se facilita una mejor planificación del mismo.

 

El análisis estadístico permite, con el certificado de nacido vivo, tener una detallada información sobre el nacimiento, de valioso uso para la planificación en salud. El certificado de defunción permite conocer las causas de muerte. Con ello, los países disponen de estadísticas de natalidad y mortalidad, esenciales para investigaciones y estudios demográficos y de población.

 

V. Usuarios

 

Los usuarios se pueden clasificar en dos grandes grupos: individuos e instituciones.

 

A nivel individual o personal, cualquier habitante puede solicitar sus datos recurriendo a la institución, la cual le cobra una tasa o arancel por el servicio de custodia, guarda y expedición de la documentación respectiva.

 

A nivel institucional, los usuarios del registro civil están referidos a: electoral, seguridad social, servicios de salud, educación, migración, identificación civil, policía, sistema judicial, impuestos, registros públicos, bancos y seguros, servicio militar, estadísticas y programas sobre infancia.

 

Las instituciones recurren a sus servicios por casos individuales, pero también pueden acordar programas de intercambio de los registros que integran “banco de datos”, en forma masiva.

 

El registro civil adquiere importancia fundamental en la organización de la sociedad actual y las relaciones de interdependencia entre las instituciones son cada vez más estrechas, dando origen a diferentes definiciones en cuanto a la dependencia institucional del registro civil, según los países.

 

VI.     Dependencia institucional

 

La dependencia de los registros civiles en la región de las Américas tiene una gran variedad.

 

Es frecuente observar que, bajo una misma institución, muchos países han agrupado varias tareas o responsabilidades con mayor o menor grado de coordinación en su operación diaria.

 

El registro civil se organizó como institución dentro de los sistemas electorales en varios países. Mencionamos Bolivia, Costa Rica y Panamá como algunos de los países que han decidido esta forma institucional. El registro civil integra la organización de los tribunales electorales y el director y su personal cumplen funciones actuando en forma coordinada con las otras áreas del sistema electoral. La identificación de las personas puede ser responsabilidad del registro civil o existir otra autoridad para esta tarea.

 

En otros, los registros civiles dependen de diferentes ministerios de gobierno, de justicia, de interior y hasta de educación, con diferente grado de descentralización presupuestal y operativa según los países.

 

Los países de organización federal (Argentina, Brasil y México) tienen una descentralización geográfica y una dependencia institucional de las provincias o estados, con mayor o menor grado de coordinación entre sí. Esto ha motivado la necesidad de crear organismos o entes coordinadores a nivel nacional para obtener, entre otros resultados, una mayor seguridad en el cumplimiento de las normas legales. Las legislaciones, tanto nacionales como provinciales o de los estados que integran un país federal pueden ser diferentes. Los países han creado los registros de personas que, con distintos nombres coordinan actividades en materia de población e identificación de personas. Es común usar los términos registro civil y registro de las personas como sinónimos, pero técnicamente existen grandes diferencias en su concepción, funciones, tareas y organización de sus archivos, aunque su buen funcionamiento está íntimamente asociado a una oportuna, continua y segura coordinación con la información generada en el registro civil, por lo cual aunque no dependan institucionalmente, el buen funcionamiento del registro de las personas está asociado a la calidad de lo que le suministra el registro civil.

 

VII. Organización interna

 

Muchos registros civiles se crearon con una dependencia de los municipios, sin una autoridad nacional rectora ni organizadora y lo más perjudicial, sin un archivo central que se responsabilice de la guarda y custodia de toda la documentación producida en el país. En esos países, la dispersión de la documentación crea una gran inseguridad en las certificaciones, una baja confianza en las estadísticas y una gran molestia a la población que, a consecuencia de su movilidad interna se ha desplazado de un lugar a otro.

 

Otros países han creado una estructura institucional con una centralización y en las capitales se ha instalado un archivo central, que aún con deficiencias en algunos casos, permite tener una concentración de la documentación y un lugar donde cualquier individuo puede ir por su documentación. Esto ha obligado a que la inscripción se efectúe en dos libros, uno queda depositado en el lugar y otro, en determinadas circunstancias, es trasladado al archivo central, oportunidad que permite ejercer un control y supervisión de la tarea del registrador a nivel local y el ciudadano dispone de dos oficinas a donde recurrir para obtener una copia de su documentación. El archivo central instalado en la capital del país, a donde se ha producido la mayor migración de población tiene la posibilidad de responder, al igual que la oficina del lugar o de la zona o circunscripción donde se produjo el acto o hecho que se inscribió.

 

La aplicación de tecnología en los últimos años ha permitido diseñar estrategias de accesibilidad a la documentación que favorecen las solicitudes y su posibilidad de entregar certificados en una gran variedad de oficinas instaladas en el país, pero la tarea de “recuperar” los archivos existentes incorporándoles tecnologías apropiadas no ha sido fácil y lleva a la necesidad de aprobar un plan estratégico para modernizar la gestión registral, que debe tener muy presente las características del país en cuanto a distribución de población, accesibilidad, medios de comunicación y factibilidad de uso de la tecnología apropiada, entre otros aspectos.

 

En la América Latina, Costa Rica, Chile, Ecuador, Panamá, Paraguay y Uruguay son países con archivo central más o menos organizados.

 

VIII. Cobertura

 

El registro civil debe cubrir todo el territorio del país y a toda la población. Esta característica es indispensable para poder cubrir a entera satisfacción su objetivo de alcanzar la integridad en sus registros y sus archivos. Esto obliga a estructurar una red de oficinas que facilite el acceso de la población, tanto para registrar como para pedir documentos. Si bien en las zonas urbanas esta dificultad de acceso no existe, en las rurales aún persiste en muchos países. Es importante expresar que el proceso de urbanización y la extensión de la red hospitalaria de la América Latina han facilitado la tarea, permitiendo alcanzar mejores índices de cobertura y brindando una mejor atención a la población.

 

Otro de los factores que ha colaborado en la mejor cobertura del registro civil ha sido la exigencia de documentación para ingresar al sistema educativo y en otros programas sociales de los gobiernos.

 

El ejercicio de la democracia, las campañas para propiciar una mayor participación ciudadana, unido a la gestión de muchos grupos de ayuda a la comunidad, también fueron factores de acercamiento de la población al registro civil y con el tiempo crearon, en muchos países, una sensibilidad y conciencia orientada a la inscripción.

 

IX. Evaluación de los registros civiles

 

La sociedad actual es cada vez más dependiente del funcionamiento de los registros civiles. Pese a que muchos países han hecho considerables esfuerzos para mejorar, actualizar y modernizar esta institución, todavía podemos afirmar que adolece de deficiencias, inexactitudes, imperfecciones e incongruencias en una gran cantidad de países.

 

En muchos países, el bajo registro de nacimientos y defunciones es significativo y se aprecian muchas inscripciones tardías, esto es, fuera del plazo que establecen las leyes. La población no acude a la institución a registrar un nacimiento o una defunción dentro del plazo legal y en esos países, también se observan dobles y triples registros (actas) para un mismo nacimiento, deficiencia que no es de fácil comprobación sin una tecnología apropiada. Algunas veces, estas malas prácticas institucionales inciden en la documentación e información, en especial, pueden perjudicar al sistema electoral que no tiene certeza sobre fecha de nacimiento, nombre y apellido y puede ser afectado con inscripciones repetidas.

 

Un buen registro civil es aquel que es SEGURO (datos ciertos), INTEGRO (tiene todos los actos y hechos vitales registrados), ACCESIBLE (población tiene facilidades para inscribir y pedir documentos) y CONFIABLE (la población y las autoridades creen en la institución). El registro civil debe ser OPORTUNO, inscribir dentro de los plazos legales y dar respuesta a las solicitudes en el menor tiempo posible.

 

Si cumple estas condiciones, entonces el registro civil es EFICIENTE y EFICAZ y desempeña un verdadero e importante papel dentro del contexto de la sociedad actual.

 

X. El registro civil y los sistemas electorales

 

La administración electoral es responsable, entre sus múltiples actividades, de la organización y realización de las elecciones. Tiene como objetivo la mayor participación ciudadana brindando su apoyo para la gestión y realización del acto electoral. Para el cumplimiento de esta tarea debe respetar las leyes del país, lo cual significa otorgar el derecho al voto a quien corresponda de acuerdo a la legislación electoral y propiciar la mayor participación de la población que ha adquirido ese derecho. La preparación y desarrollo del acto electoral origina una tarea administrativa importante y de mucho cuidado. Los registros electorales son archivos que permiten que la votación del ciudadano se cumpla sin mayores dificultades.

 

Otro aspecto importante es que cada ciudadano o votante adquiere su derecho a determinada edad, lo puede perder en determinadas circunstancias que la legislación establece, pero el principio de cada individuo un voto (unicidad) exige importantes controles de parte de las autoridades electorales responsables del registro electoral.

 

La depuración y actualización de los archivos tiene como objetivo una mayor pureza para el acto electoral, esencial para la credibilidad de la democracia.

 

El registro electoral incluye a los individuos de más de cierta edad que adquieren el derecho al voto, para lo cual, los datos de nombre y apellido, fecha de nacimiento y lugar de nacimiento son esenciales. El nombre y apellido permite que las autoridades competentes de cada país puedan expedir documentación que identifica al individuo y este documento no solamente sirve para ejercer el derecho al voto ante una mesa, circuito o junta electoral, sino en la vida diaria. La fecha de nacimiento acredita edad y el lugar la nacionalidad natural del individuo. Toda esta información se origina en el registro civil, cuya certificación del nacimiento está permitiendo expedir documentos y organizar los registros electorales.

 

La tarea del registro civil es también fundamental cuando informa al registro electoral las defunciones, con las cuales es posible actualizar el registro electoral dando de baja para las próximas elecciones.

 

Este proceso entre el registro civil y el registro electoral es de gran importancia y a medida que los sistemas de identificación de las personas alcanzan mayor cobertura de la población, el registro civil debe solicitar una mayor cantidad de datos referentes al documento que identifica a la persona fallecida en el momento de procederse a inscribir la defunción. La presencia de casos de sinonimia de nombres y apellidos puede provocar dudas y errores en la actualización del registro electoral. A título ilustrativo, el fallecimiento de una persona con nombre y apellido Juan Pérez puede ocasionar serias dudas ante la existencia de muchos Juan Pérez en el registro electoral. La fecha y el lugar de nacimiento de la persona fallecida pueden ayudar a solucionar esta dificultad para actualizar el registro electoral, pero el documento de identificación le da una seguridad para la actualización que se hace difícil en su ausencia. Cada vez más, el registro civil está exigiendo esta documentación y en algunos países con población con altos índices de documentos de identificación, han aprobado leyes y decretos que obligan a incorporar este dato en la inscripción de la defunción.

 

En resumen, es importante destacar la estrecha relación entre registro civil y registro electoral y su incidencia que se observa en la vida social del país y en la vigencia y ejercicio de la democracia. Muchos gobiernos han puesto énfasis en esta relación y han decidido que bajo una misma gestión, administración y dependencia institucional se estructuren sus servicios.

 

 

Vocablos de referencia:

 

Administración electoral

Ciudadanía

Democracia

Documentación electoral

Elecciones

Identificación electoral

Organismos electorales

Registro electoral

Sistemas electorales

 

Bibliografia:

 

Diagnóstico del Registro Civil Latinoamericano (Enero de 1980). Fondo de las Naciones Unidas para Actividades en materia de Población. (FNUAP); Instituto Interamericano del Niño/Organización de los Estados Americanos (IIN/OEA); Proyecto Regional de Registro Civil y Estadísticas Vitales (RLA/78/P14). Montevideo, Uruguay. 1983.

IIDH/CAPEL: Registro Civil y Electoral en Iberoamérica.. Programa de Alta Gerencia Electoral. IIDH/CAPEL, Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI), San José, 1997. ISBN 9968-778-10-9.

Organización de las Naciones Unidas: Manual sobre sistemas de registro civil y estadísticas vitales. La preparación del marco legal. ST/ESA/STAT/SER.F/71. Publicación de NNUU/New York, 1998. ISBN 92-1-361184-6.

Organización de los Estados Americanos (OEA). Unidad para la Promoción de la Democracia (UPD); Banco Interamericano de Desarrollo (BID): Conferencia sobre Fortalecimiento de los Registros Civiles de Panamá y Centroamérica, Ciudad de Panamá, Panamá, 12 al 14 de noviembre de 1997. ISBN-0-8270-4037-7.

Organización de los Estados Americanos (OEA): Boletín del Instituto Interamericano del Niño (IIN) No. 230, Tomo 63. Julio de 1990. Impreso en Imprenta y Papelería AMERICANA. Justicia 1955, Montevideo, Uruguay.

 

Carlos AMADO